ESTRUCTURA DE CAPITAL

Qué documentos pide un prestamista o inversionista

By Baruch Mackliff, the Capital Commander · PRBE Capital

Tema: Recursos en español sobre capital y estructura

La lista de documentos llega por correo, tiene veinte renglones y se lee como papeleo administrativo. No lo es. Cada renglón está ahí para contestar una pregunta específica que alguien tiene sobre tu negocio, y casi siempre es una pregunta que ya se hizo, porque la lista se construyó con los años a partir de operaciones que salieron mal.

Cuando entiendes qué pregunta contesta cada documento, dejas de entregar archivos y empiezas a construir un argumento. Y notas algo más: el analista casi nunca lee un documento solo. Los cruza. La mayoría de las solicitudes no se caen por un número débil, se caen porque dos documentos dicen cosas distintas.

Lo que pide un prestamista, y por qué

• Estados financieros de los últimos años: resultados, balance y flujo de efectivo. La pregunta es si el negocio genera efectivo suficiente para cubrir una cuota nueva además de todo lo que ya paga. El estado de resultados no basta: una empresa puede mostrar utilidad y no tener con qué pagar porque el dinero está atrapado en inventario o en cuentas por cobrar.
• Estados financieros del año en curso, al mes más reciente. La pregunta es qué pasó después del cierre anual. Un año excelente seguido de seis meses en caída es información que el analista va a encontrar de todos modos, y prefiere encontrarla en tus archivos que en los estados de cuenta.
• Declaraciones de impuestos del negocio, y las personales de los dueños principales. La pregunta es si el ingreso que presentas cuando pides dinero es el mismo que presentas cuando pagas impuestos. Esa comparación es rutinaria. Un negocio optimizado para mostrar poca utilidad frente al fisco tiene menos capacidad demostrable de pago, y esa tensión no se resuelve explicándola: se resuelve decidiendo con anticipación de qué lado quieres estar.
• Estados de cuenta bancarios del negocio. La pregunta es cómo se comporta el dinero en el día a día: cuánto entra, cuánto queda al final de cada mes, si hay devoluciones por fondos insuficientes, si los depósitos coinciden con las ventas que reportas. Es el documento que más difícil es maquillar y por eso el que más peso tiene.
• El calendario de deudas. Es una lista de todo lo que la empresa ya debe: a quién, saldo actual, cuota mensual, tasa, fecha de vencimiento, qué garantiza cada obligación y si alguien firmó personalmente. La pregunta es cuánto de tu flujo ya está comprometido. Se cruza contra el balance y contra los cargos recurrentes en los estados de cuenta, así que omitir una obligación no la esconde: solo convierte un dato en una contradicción.
• Antigüedad de cuentas por cobrar y por pagar. La pregunta es de quién depende tu ingreso y a quién le estás pagando tarde. Si un solo cliente representa una porción dominante de tus ventas, el prestamista no está evaluando tu negocio, está evaluando el de ese cliente. Y las cuentas por pagar vencidas dicen algo sobre tu caja que el estado de resultados no dice.
• Proyecciones con los supuestos escritos. Nadie las cree. La pregunta no es si vas a lograr esos números, es si sabes de dónde salen: cuántas unidades, a qué precio, con qué costo variable, con qué gasto fijo nuevo. Una proyección sin supuestos visibles se lee como adorno. Una con supuestos explícitos demuestra que entiendes tu propia operación.
• El uso de los fondos, desglosado. La pregunta es si el dinero va a producir la capacidad de pagarlo. Capital de trabajo, equipo, nómina de un contrato firmado y refinanciamiento son cuatro historias distintas con cuatro riesgos distintos. Decir solo crecimiento no responde nada.
• Documentos de organización: acta constitutiva y enmiendas, acuerdo operativo o estatutos, número de identificación patronal, certificado de vigencia del estado, licencias. La pregunta es si la entidad que va a firmar existe, está al corriente y si quien firma tiene facultad para obligarla. Un certificado de vigencia vencido detiene el cierre aunque el expediente financiero sea impecable.
• Identificación de los dueños y estado financiero personal de quien garantiza. La pregunta es quién queda obligado si el negocio no paga y con qué responde. Si vas a firmar personalmente, tu situación patrimonial es parte del expediente, te guste o no.
• Contratos que sostienen la operación: arrendamiento del local, contratos con clientes principales, pólizas de seguro. La pregunta es si la operación puede seguir existiendo durante el plazo del préstamo. Un préstamo a varios años sobre un local con arrendamiento que vence el año que viene es un riesgo que el analista va a señalar.
• Cuando hay garantía: avalúos, títulos, listas de equipo o inventario. La pregunta es cuánto se recupera si nada sale como se planeó. No es pesimismo, es el trabajo del prestamista.
• Cuando se compra un negocio o un inmueble: contrato de compraventa y estados financieros del vendedor. La pregunta es si el precio tiene sentido y si el negocio que compras genera lo que dice generar.

Lo que pide un inversionista, y por qué es otra lista

Un prestamista quiere saber si le van a devolver el dinero. Un inversionista va a ser dueño, así que quiere saber de qué exactamente se va a volver dueño y si esa propiedad está limpia. La lista cambia de acento.

• Tabla de capitalización totalmente diluida, con el documento que respalda cada línea. La pregunta es qué porcentaje está comprando de verdad, contando todo lo que va a convertirse en acción. Una tabla sin respaldo documental convierte la conversación en una auditoría.
• El libro corporativo completo: actas, resoluciones del consejo, consentimientos de accionistas. La pregunta es si las acciones que existen fueron emitidas válidamente. Acciones emitidas sin la aprobación que correspondía son un problema que se arregla con ratificaciones y firmas de terceros, y eso toma semanas.
• Cesiones de propiedad intelectual de fundadores, empleados y contratistas. La pregunta es si la empresa es dueña de lo que vende. Si el producto lo desarrolló un contratista sin un documento de cesión, quien es dueño de ese trabajo puede no ser la empresa. Es de los hallazgos que detienen una inversión por completo.
• Contratos de empleo, convenios de confidencialidad y no divulgación, plan de opciones y cada otorgamiento. La pregunta es qué obligaciones tiene la empresa con su gente y cuánta participación ya está comprometida.
• Métricas operativas con su definición escrita. La pregunta no es cuántos clientes activos tienes: es qué llamas tú un cliente activo. Dos empresas idénticas pueden reportar números muy distintos según dónde pongan el corte. Definir la métrica antes de presentarla evita que el inversionista suponga la definición menos favorable.
• Estados financieros y su conciliación con el banco. En etapa temprana casi nunca están auditados, y eso se entiende. Lo que no se perdona es que el ingreso del reporte no se pueda seguir hasta los depósitos.
• Lista de litigios, reclamaciones y asuntos pendientes. La pregunta es qué pasivos no aparecen en el balance. Una demanda en curso no descalifica; una demanda en curso que el inversionista descubre solo no se olvida.
• Los documentos de cumplimiento de las rondas anteriores. Vender participación en una empresa privada está regulado y tiene presentaciones con plazos que empiezan a correr desde la primera venta. Los requisitos y los plazos cambian según cómo se haya hecho la ronda y según el estado. No lo resuelvas con lo que recuerdes de otra operación: confírmalo con un abogado de valores antes de levantar y antes de cerrar.

La presentación y el modelo financiero no forman parte de esta lista. Eso es lo que te consigue la reunión. Esta lista es lo que se revisa después de la reunión, y se revisa contra lo que dijiste en ella.

Lo que hunde una carpeta que tenía todo

• Llega en tres tandas a lo largo de tres semanas. Cada envío reinicia la lectura. La impresión que deja no es de desorden, es de que estás armando las cosas sobre la marcha.
• Hay dos versiones del mismo estado financiero con cifras distintas. Pasa por algo tan inocente como un ajuste del contador después de haber mandado el archivo. Cuando aparece, todo lo demás se vuelve a revisar.
• Un número de la presentación no existe en la contabilidad. No hace falta que sea grande. Basta con que no se pueda rastrear.
• Un documento firmado con fecha posterior al hecho que documenta. Un acta que aprueba en marzo algo que ocurrió en enero se nota de inmediato y cambia el tono de toda la revisión.
• Archivos sueltos con nombres sin sentido. Veinte archivos llamados escaneo, documento final, documento final dos. Quien revisa tiene varias operaciones abiertas y la tuya se vuelve la más cara de leer.

Cómo se arma antes de que te la pidan

Una carpeta, un índice con la lista numerada, un archivo por renglón y un nombre que diga qué es y de qué periodo. Todo en formato de documento fijo, no en hojas de cálculo editables, salvo el modelo financiero, que sí conviene entregar en un formato donde se puedan ver las fórmulas. Una sola persona responsable de la carpeta y una fecha de última actualización visible.

Y dos cosas que ahorran mucho tiempo: una página de resumen al inicio, con qué es la empresa, qué se está pidiendo, para qué y cómo se paga o qué se ofrece a cambio; y un archivo aparte donde anotes las explicaciones de lo que se ve raro, porque siempre hay algo que se ve raro. El mes en que las ventas cayeron a la mitad, el depósito grande que no era una venta, el año en que la utilidad bajó por una compra puntual. Explicar eso tú mismo, antes de que lo pregunten, cambia por completo la lectura de todo lo demás.

Lo que no conviene mandar de más

Hay información que se entrega por etapas y no en el primer correo: datos personales de tus empleados, listas completas de clientes con sus contactos, contratos con condiciones comerciales sensibles, secretos técnicos. Se entregan cuando el interés es real, en una etapa acordada y con un convenio de confidencialidad firmado. Mandar todo el primer día no se lee como transparencia, se lee como que manejas la información sensible de cualquiera igual de a la ligera.

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Lo que hacemos en este punto es sentarnos con la lista real que te mandaron y revisar el expediente antes de que lo lea alguien con dinero: qué falta, qué dos documentos se contradicen, qué necesita una explicación escrita y qué se entrega en cuál etapa. A veces la conclusión es que el expediente no está listo y conviene esperar un trimestre. La primera conversación no cuesta nada y no promete aprobación de nadie.

Esto es una explicación, no asesoría legal, fiscal ni de inversión. Los documentos de una operación de préstamo o de inversión deben revisarse con un abogado antes de que los firmes.

Preguntas frecuentes

¿Qué documentos pide un banco para un préstamo de negocio?

Normalmente estados financieros de los últimos años y del año en curso, declaraciones de impuestos del negocio y de los dueños principales, estados de cuenta bancarios, el calendario de deudas vigentes, antigüedad de cuentas por cobrar y por pagar, documentos de organización de la empresa y el desglose del uso de los fondos. Cuando hay garantía, se agregan avalúos y listas de activos.

¿Qué es el calendario de deudas y por qué lo piden?

Es la lista de todo lo que la empresa ya debe, con saldo, cuota, tasa, vencimiento, garantía y si alguien firmó personalmente. Sirve para saber cuánto de tu flujo está comprometido antes de agregar una cuota nueva. Se cruza con el balance y con los cargos de los estados de cuenta, así que omitir una obligación solo genera una contradicción.

¿Por qué revisan mis declaraciones de impuestos si ya entregué estados financieros?

Para comparar el ingreso que presentas cuando pides dinero con el que presentas cuando pagas impuestos. Esa comparación es rutinaria en cualquier análisis. Un negocio que declara poca utilidad tiene menos capacidad de pago demostrable, y esa tensión conviene resolverla con anticipación.

¿Qué documentos pide un inversionista que no pide un banco?

Un inversionista va a ser dueño, así que pide la tabla de capitalización totalmente diluida con su respaldo documental, el libro corporativo con actas y resoluciones, las cesiones de propiedad intelectual, el plan de opciones con cada otorgamiento, las definiciones de tus métricas y la lista de litigios pendientes. Su pregunta no es si le devuelves el dinero, sino de qué se vuelve dueño exactamente.

¿Para qué sirven las proyecciones si nadie las cree?

No se leen para saber si vas a lograr esos números, sino para ver si sabes de dónde salen: unidades, precio, costo variable y gasto fijo nuevo. Una proyección con los supuestos escritos demuestra que entiendes tu operación; una sin ellos se lee como adorno.

¿Qué hace que una solicitud se caiga aunque los números sean buenos?

Casi siempre que dos documentos digan cosas distintas: dos versiones del mismo estado financiero, una cifra de la presentación que no existe en la contabilidad, una deuda que no aparece en el calendario pero sí en el banco. La contradicción pesa más que un número débil que viene explicado.

¿Debo mandar toda la información desde el primer correo?

No. Los datos personales de empleados, las listas de clientes con sus contactos y los contratos con condiciones sensibles se entregan por etapas, cuando el interés es real y con un convenio de confidencialidad firmado. Mandarlo todo de entrada sugiere que manejas la información sensible de cualquiera con la misma ligereza.